Applicant Tracking System là gì? Giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Applicant Tracking System (ATS) là một công cụ thông minh hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động tuyển dụng. Vậy, Applicant Tracking System là gì? Hỗ trợ nhà tuyển dụng ra sao? Hãy cùng SHiring tìm hiểu về hệ thống ATS qua bài viết sau!

Applicant Tracking System là gì?

ATS – Applicant Tracking System là hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, được sử dụng để tự động hóa quá trình tuyển dụng của các doanh nghiệp. Các chức năng nổi bật phải kể đến là thu thập, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ xin việc của ứng viên. 

Bằng cách số hóa hoạt động tuyển dụng theo cách này, ATS giúp tiết kiệm nhiều thời gian và ngân sách cho nhà tuyển dụng. Vì thế mà ngày càng có nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên ATS để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của mình.

Những trở ngại khi doanh nghiệp không sử dụng hệ thống ATS

Ngày nay, khi việc nộp CV trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, mỗi vị trí mở ngay lập tức thu hút về hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ xin việc từ các ứng viên. Điều này dẫn đến những trở ngại rất lớn cho doanh nghiệp như:

• Buộc phải gia tăng nhân sự thuộc bộ phận tuyển dụng để xử lý hồ sơ xin việc của ứng viên (đặc biệt là ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, có cấu trúc tổ chức phức tạp)
• Gia tăng chi phí để duy trì bộ phận tuyển dụng cồng kềnh.
• Hiệu suất làm việc khó tăng trưởng khi quy trình tuyển dụng phức tạp vì phải xử lý lượng CV lớn.
• Mất rất nhiều thời gian mới sàng lọc và đánh giá xong hồ sơ để có thể tìm ra ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.
• Mất đi cơ hội hợp tác với các ứng viên tiềm năng nhất do đã để họ phải chờ đợi quá lâu.
• Tốn thêm tài nguyên để lưu trữ hồ sơ ứng viên (cả bản mềm và bản cứng) mà vẫn phải đối mặt với nguy cơ thất thoát, bỏ sót dữ liệu.

Lúc này, phần mềm ATS chính là chìa khóa để giải quyết những vấn đề nêu trên cho nhà tuyển dụng. Thay vì phải làm việc với một tệp dày hồ sơ xin việc trên giấy hoặc hòm thư điện tử lúc nào cũng đầy, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng ATS là có thể sắp xếp công việc một cách hiệu quả.

Applicant Tracking System giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Applicant Tracking System được phát triển nên nhằm hỗ trợ các bộ phận quản lý nhân sự trước khối lượng công việc khổng lồ mỗi ngày.

Cải thiện năng suất cho bộ phận tuyển dụng

Với công nghệ quản lý thông tin ứng viên tự động, nhà tuyển dụng có thể sắp xếp tất cả các quy trình trên một trang quản trị duy nhất. Không cần phải thực hiện các tác vụ thủ công như thu thập CV, nhập liệu hồ sơ ứng viên vào máy tính hay sàng lọc sơ yếu lý lịch nữa.

Bộ phận tuyển dụng có thể để những công việc mang tính hệ thống và có khối lượng lớn lại cho ATS thực hiện. Thời gian dành để thực hiện các công việc có sức ảnh hưởng lớn hơn như xây dựng thương hiệu tuyển dụng chẳng hạn. Như vậy, năng suất lao động của bộ phận tuyển dụng sẽ tăng lên, hiệu quả tốt hơn so với khi tự thực hiện thủ công.

Giảm thiểu chi phí vận hành tuyển dụng

Nhân sự tuyển dụng tăng và tốc độ tuyển dụng chậm là hai yếu tố gây tốn kém chi phí hàng đầu cho doanh nghiệp. Nếu đầu tư vào một phần mềm ATS, ngân sách đầu tư cho tuyển dụng được tối ưu tốt hơn nhiều.

Không cần quá nhiều nhân sự, doanh nghiệp vẫn vận hành tốt bộ phận tuyển dụng. Và khi ATS hỗ trợ sàng lọc ứng viên, ứng viên sớm được chọn lựa, sớm nhận việc thì công việc kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp càng tiến xa hơn, không bị đứt quãng nữa. 

Gia tăng trải nghiệm cho ứng viên

Việc chậm phản hồi lại ứng viên sau khi nhận CV sẽ tác động tiêu cực đến trải nghiệm của họ. Chẳng có người nào đi xin việc muốn chờ đợi hàng tuần, hàng tháng trời cho một cơ hội phỏng vấn cả. Khi có lời mời từ đơn vị khác, họ sẽ chẳng ngần ngại mà bỏ qua doanh nghiệp của bạn.

Tuy nhiên, với công nghệ ATS quản trị hồ sơ ứng viên chuyên nghiệp, doanh nghiệp bạn sẽ tăng được tốc độ tuyển dụng. Không có ứng viên nào phải chờ đợi quá lâu cho một buổi phỏng vấn. Và không có ứng viên nào bị bỏ sót lại trong tệp dày những CV gửi về từ khắp mọi nơi.

Cải thiện thương hiệu tuyển dụng

Trong thời đại các doanh nghiệp đang đua nhau xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhằm thu hút các ứng viên tài năng chủ động tìm đến, việc sử dụng công nghệ Applicant Tracking System sẽ góp phần nâng tầm vị thế cho doanh nghiệp bạn. Tạo được ấn tượng tốt cho ứng viên tức là thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp bạn đã có thêm một điểm cộng.

Khi quy trình tuyển dụng được rút ngắn, nhà tuyển dụng sẽ có nhiều cơ hội liên hệ và tương tác với ứng viên hơn. Bản thân ứng viên được chăm sóc và săn đón cũng cảm thấy thỏa mãn hơn và khả năng họ chấp nhận lời mời làm việc ở doanh nghiệp bạn tăng cao hơn. Kể cả với những ứng viên chưa đạt yêu cầu, nếu nhà tuyển dụng đưa ra lời từ chối sớm và chuyên nghiệp nhất có thể thì vẫn sẽ nhận lại được sự tôn trọng từ ứng viên.

Nhìn chung, chỉ với việc tối ưu tốc độ và chất lượng xử lý thông tin ứng viên, Applicant Tracking System đã có thể thúc đẩy hiệu quả tuyển dụng cho doanh nghiệp bạn.

Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?

ATS hoạt động theo 4 bước cơ bản như sau:

1. Bước 1: Một yêu cầu tuyển dụng đi vào hệ thống ATS bao gồm: Tên vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu công việc, các kỹ năng bắt buộc, kinh nghiệm cần có cho vị trí,… Các thông tin này được ATS lưu lại hết trong cơ sở dữ liệu.
2. Bước 2: Dựa trên các trường thông tin trên, ATS sẽ xây dựng profile ứng viên tiềm năng tương ứng với từng vị trí.
3. Bước 3: Khi ứng viên ứng tuyển vào một vị trí nhất định, ATS sẽ lọc, phân loại, so sánh và xếp hạng ứng viên dựa trên mức độ tương đồng với profile ứng viên tiềm năng đã được xây dựng trong cơ sở dữ liệu của ATS.
4. Bước 4: Nhà tuyển dụng sau đó sẽ nhanh chóng nhìn ra được ứng viên nào phù hợp nhất với yêu cầu tuyển dụng, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định mời ứng viên nào bước vào vòng phỏng vấn.

Các chức năng chính của Applicant Tracking System bao gồm: 

• CV Parse (Resume Parse): Là quy trình trích xuất các trường thông tin trong CV nhằm lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của ATS, V.D: thông tin liên lạc, lịch sử làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm…
• Tìm kiếm nâng cao: Cho phép người dùng phân loại ứng viên, CV ứng tuyển dựa trên từ khóa, tên vị trí ứng tuyển, kỹ năng, kinh nghiệm, v.v…
• Lọc ứng viên: Cho phép người dùng chủ động tìm kiếm ứng viên tiềm năng với các vị trí đang tuyển.
• Thống kê số liệu thông qua báo cáo: Báo cáo chi tiết về trạng thái tuyển dụng theo vị trí và đợt tuyển,  kết quả của từng chiến dịch tuyển dụng, tỷ lệ ứng  viên đã phỏng vấn, tỷ lệ thí sinh bị loại…
• Phát tán tin tuyển dụng lên mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter, .. và các trang tuyển dụng uy tín như TOPCV, Vietnamworks, Careerbuilder,… 
• Tự động gửi email và email templates cần thiết trong quy trình tuyển dụng. 

Khám phá tính năng Applicant Tracking System của SHiring

SHiring là một nền tảng quản trị tuyển dụng hiệu suất cao, mang bản chất của một Applicant Tracking System. SHiring cung cấp những tính năng hữu dụng, hỗ trợ toàn diện cho quá trình tuyển dụng nhân sự của các doanh nghiệp:

• Trích xuất dữ liệu từ CV: Đây là quá trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ hồ sơ của ứng viên. Nếu các hệ thống ATS khác trên thị trường chỉ có thể trích xuất các thông tin cơ bản của ứng viên như tên, tuổi và vị trí ứng tuyển, thì SHiring có thể thu thập mọi thông tin có trong CV như thông tin liên hệ (cụ thể từng chi tiết như email và số điện thoại), kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng, v.vv..
• Nhận dạng và tương thích với nhiều định dạng CV: Applicant Tracking System của SHiring có thể quét CV ở nhiều định dạng khác nhau như Doc, Docx, PDF, v.vv..
• Đọc và thu thập dữ liệu CV đa ngôn ngữ: Tối ưu hơn nhiều phần mềm ATS trên thị trường, SHiring không chỉ thu thập tốt dữ liệu từ CV tiếng Việt, mà có thể trích xuất dữ liệu từ CV tiếng Anh một cách hoàn hảo.
• Quản lý dữ liệu ứng viên: Toàn bộ thông tin của ứng viên đã được nhập liệu vào trong cơ sở dữ liệu của SHiring. Hệ thống thông tin này được bảo mật an toàn, tránh tình trạng rò rỉ hay thất thoát dữ liệu.
• Tìm kiếm nâng cao: SHiring cho phép nhà tuyển dụng lọc tìm các CV ứng viên trong kho cơ sở dữ liệu dựa theo từ khóa cụ thể, theo chức danh công việc, kỹ năng, kinh nghiệm hay học vấn.
• Đồng bộ hồ sơ ứng viên đa kênh: Hệ thống ATS của SHiring thu thập được hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau như sàn việc làm, email, website tuyển dụng riêng của công ty, các kênh mạng xã hội v.vv..
• Xây dựng yêu cầu tuyển dụng: Hệ thống ATS của SHiring có thể quản lý các yêu cầu tuyển dụng như tạo đợt tuyển, vị trí và số lượng cần tuyển.
• Hỗ trợ trang tuyển dụng riêng: SHiring cung cấp cho doanh nghiệp một trang tuyển dụng CareerSite riêng. Tại đây, doanh nghiệp có thể xây dựng các biểu mẫu mô tả công việc, tạo tin tuyển và cho hiển thị tin tuyển. Các tin tuyển dụng trên CareerSite này có thể chia sẻ được đến các nền tảng mạng xã hội, nhằm tiếp cận đến các ứng viên một cách thuận tiện và hiệu quả hơn.
• Đăng tin tuyển dụng trên các trang web việc làm tại Việt Nam: Không chỉ đăng tin tuyển dụng trên trang CareerSite riêng, SHiring còn kết nối với các sàn việc làm uy tín tại Việt Nam và cho phép doanh nghiệp hiển thị tin tuyển dụng trên các sàn việc làm đó.
• Tự động công bố các sự kiện được tạo sẵn: Trong suốt quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tạo các sự kiện liên quan như đăng tin tuyển dụng, gửi thông báo, gửi Email cho ứng viên và đặt lịch cho ATS của SHiring tự động triển khai sự kiện đó.
• Đánh giá ứng viên: SHiring có thể đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp dựa trên các dữ liệu thu thập được từ CV. Giả sử tin tuyển dụng đề ra yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng A, B, C, thì hệ thống ATS của SHiring sẽ đánh giá cao hơn những CV có chứa từ khóa kỹ năng A, B, C và đề xuất những CV đó cho nhà tuyển dụng.
• Báo cáo và phân tích nâng cao: Hệ thống Applicant Tracking System của SHiring báo cáo chi tiết về các chỉ số tuyển dụng, người tìm việc, xu hướng tuyển dụng và các dữ liệu khác. 
• Cấp quyền truy cập, bảo mật dữ liệu: Hệ thống Applicant Tracking System thông minh của SHiring có thể phân quyền truy cập, cho phép những nhân sự cụ thể từ các bộ phận khác nhau của công ty tham gia vào việc tìm kiếm, sàng lọc và tuyển chọn ứng viên. Với tính năng này, SHiring cũng hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng với hình thức Colaborative Hiring (nhiều bộ phận khác nhau cùng tham gia vào một hoạt động tuyển dụng và cùng chọn ra ứng viên xuất sắc nhất).

>>> Xem thêm: SHiring là gì – Quản trị tuyển dụng hiệu quả với công nghệ AI

Như vậy, Applicant Tracking System (ATS) của SHiring có chức năng hỗ trợ nhà tuyển dụng thực thi và quản trị toàn bộ quá trình tuyển dụng. Với sự hỗ trợ của công nghệ này, nhà tuyển dụng sẽ gia tăng được hiệu suất, giảm thiểu chi phí, tăng trải nghiệm cho ứng viên và trên hết là xây dựng thương hiệu tuyển dụng được chuyên nghiệp.

Để hiểu rõ Applicant Tracking System là gì và những tính năng trực quan nhất, các doanh nghiệp và nhà tuyển dụng hãy trải nghiệm giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao SHiring. Với bản chất là một ATS với nhiều tính năng hữu dụng như trích xuất CV ứng viên, quản lý hồ sơ ứng viên, xây dựng yêu cầu tuyển dụng, tổ chức thực hiện tuyển dụng, tạo trang career site và quản lý quy trình tuyển dụng, SHiring sẽ tối ưu hoạt động tuyển dụng cho doanh nghiệp của bạn!