Kiểm tra CV xin việc: 5 bước thực hiện chi tiết & Lưu ý nhà quản trị cần biết

0
124

Lựa chọn được đúng người phù hợp vào vị trí tuyển dụng là bài toán phức tạp với mọi nhà tuyển dụng. Để tìm được người phù hợp, nhà tuyển dụng không thể bỏ qua bước kiểm tra CV xin việc. Bạn hãy cùng SHiring tìm hiểu cách kiểm tra CV xin việc: Lưu ý & từng bước thực hiện chi tiết qua bài viết sau.

Kiểm tra CV xin việc (reference checking) là gì?

Kiểm tra CV xin việc (reference checking) là quá trình nhà tuyển dụng kết nối với những người tham chiếu được đề cập trong CV của ứng viên và các kênh tham khảo khác để xác minh, đánh giá mức độ tin cậy của thông tin ứng viên ghi trong CV xin việc.

Quá trình này thường bao gồm việc nhắn tin, gọi điện thoại hoặc gửi email để hỏi về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, phẩm chất cá nhân và các thông tin khác liên quan đến ứng viên từ những kênh tham khảo.

Reference checking là quá trình nhà tuyển dụng xác minh, đánh giá thông tin ứng viên ghi trong CV xin việc
Reference checking là quá trình nhà tuyển dụng xác minh, đánh giá thông tin ứng viên ghi trong CV xin việc

Mục đích kiểm tra CV xin việc

Kiểm tra CV xin việc là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng vì nó giúp nhà tuyển dụng xác minh thông tin và đánh giá độ tin cậy của ứng viên trước khi quyết định tuyển dụng. Tiến hành kiểm tra CV xin việc thường được nhà tuyển dụng thực hiện để đạt được những mục đích như:

  • Xác thực, đánh giá mức độ chuẩn xác thông tin ứng viên ghi trong CV xin việc
  • Có được cái nhìn toàn diện hơn, hiểu thêm về kinh nghiệm làm việc, tính cách, mối quan hệ với đồng nghiệp cũng như điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên để đưa ra quyết định tuyển dụng chuẩn xác
  • Cơ hội để khám phá những góc nhìn đa dạng về ứng viên từ những người đã từng kết nối, làm việc với ứng viên trong quá khứ
Kiểm tra CV xin việc giúp nhà tuyển dụng có được cái nhìn toàn diện hơn về ứng viên
Kiểm tra CV xin việc giúp nhà tuyển dụng có được cái nhìn toàn diện hơn về ứng viên

5 bước kiểm tra CV xin việc

Để kiểm tra CV xin việc của ứng viên, bạn có thể tham khảo thực hiện 5 bước dưới đây.

Kiểm tra lý lịch ứng viên

Khi ứng viên gửi CV để ứng tuyển vị trí công việc, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch ứng viên ghi trong CV. Lý lịch ứng viên sẽ gồm các thông tin về cá nhân, học vấn, quá trình làm việc, các dự án, hoạt động, thành tựu, kết quả làm việc ứng viên đã đạt được trong quá khứ, v.vv..

Ở bước kiểm tra lý lịch ứng viên này, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành ghi nhận thông tin, xem xét tính hợp lý, rõ ràng thông tin cung cấp. Những điểm còn vướng mắc, chưa rõ ràng về lý lịch ứng viên sẽ cần được ghi chú lại để tiến hành xác minh, kiểm tra, hỏi thêm thông tin ở những bước tiếp theo.

Bạn nên ghi chú lại những điểm chưa rõ ràng trong CV ứng viên để rà soát, kiểm tra lại
Bạn nên ghi chú lại những điểm chưa rõ ràng trong CV ứng viên để rà soát, kiểm tra lại

Đối chiếu CV với JD tuyển dụng

Mục tiêu cốt lõi của tuyển dụng là tìm được người phù hợp cho vị trí công ty bạn đang tuyển dụng. Do đó, khi kiểm tra CV xin việc, bạn cần tiến hành đối chiếu CV với JD tuyển dụng (Job Description – mô tả công việc).

  • Xem xét mục tiêu nghề nghiệp: Bạn cần đảm bảo mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên phản ánh sự quan tâm và phù hợp với vị trí cụ thể mà họ đang ứng tuyển.
  • Xem xét trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên: Bạn tiến hành so sánh trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm được liệt kê trong CV với yêu cầu và mong muốn của JD. Đối chiếu xem liệu ứng viên có đủ khả năng và kinh nghiệm để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí đó hay không.
  • Chú ý các tài liệu được đính kèm trong CV: Bạn nên kiểm tra các tài liệu bổ sung như liên kết đến hồ sơ mạng xã hội (LinkedIn, Facebook, v.vv..) hoặc các tài liệu tham khảo khác như portfolio, các dự án đã làm, bài viết chuyên ngành, v.vv.. để đánh giá sâu hơn về kỹ năng và thành tựu của ứng viên.

Xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên

Bước xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên thường diễn ra sau khi nhà tuyển dụng đã quyết định lựa chọn ứng viên tiềm năng từ các giai đoạn sàng lọc và phỏng vấn ban đầu. Đây là một bước quan trọng trong quá trình kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong CV và phỏng vấn.

Có nhiều phương thức để xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên, bao gồm tin nhắn, điện thoại, email, cuộc họp trực tiếp hoặc qua video call. Một số công ty cũng có thể sử dụng dịch vụ của các đơn vị Headhunt để xác minh thông tin, kiểm tra lý lịch, kinh nghiệm làm việc, quá trình học tập và các thông tin khác của ứng viên.

Trong quá trình xác minh thông tin, nhà tuyển dụng cần kiểm tra và xác minh các thông tin quan trọng như: quá trình làm việc, học tập, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, thông tin liên hệ và các thông tin cá nhân khác mà ứng viên đã cung cấp trong quá trình nộp hồ sơ và phỏng vấn.

Bước xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên thường diễn ra sau khi nhà tuyển dụng đã quyết định lựa chọn ứng viên tiềm năng
Bước xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên thường diễn ra sau khi nhà tuyển dụng đã quyết định lựa chọn ứng viên tiềm năng

Liên hệ người tham chiếu 

Người tham chiếu là những người mà ứng viên đã cung cấp thông tin trong CV hoặc những người liên quan, nắm rõ thông tin mà nhà tuyển dụng có thể kết nối để tham chiếu. Thông thường, người tham chiếu có thể là người quản lý trực tiếp của ứng viên trong công việc trước đó, đồng nghiệp cùng làm việc hoặc những người có vị trí quan trọng, có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy về ứng viên.

Có hai nguồn nhà tuyển dụng có thể sử dụng tham chiếu:

  • Những người được viết trong CV của ứng viên
  • Những người trong vòng tròn quan hệ của HR, của nhà tuyển dụng có thể rõ thông tin về ứng viên, về các công ty, công việc ứng viên đã từng làm

Nhà tuyển dụng nên liên hệ người tham chiếu để kiểm tra CV xin việc sau khi ứng viên đã qua các vòng phỏng vấn sơ bộ và trước khi quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng. Việc này thường diễn ra ở giai đoạn cuối của quá trình tuyển dụng, khi nhà tuyển dụng cần xác minh thông tin và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công việc. 

Thông thường, quá trình kiểm tra thông tin với người tham chiếu được tiến hành với các bước như sau:

  • Xác định người tham chiếu: Chọn người tham chiếu có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy về ứng viên, bao gồm cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp hoặc những người đã làm việc cùng ứng viên trong quá khứ.
  • Liên hệ với người tham chiếu: Thông qua cuộc gọi điện hoặc gửi email, nhà tuyển dụng liên hệ với người tham chiếu để đề nghị phản hồi về kinh nghiệm làm việc và các tố chất, tính cách của ứng viên.
  • Đặt câu hỏi cụ thể: Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi cụ thể về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và các khía cạnh khác của ứng viên mà họ muốn xác minh.
  • Ghi chép và đánh giá: Ghi lại thông tin từ cuộc trao đổi và đánh giá sự phù hợp của ứng viên dựa trên thông tin nhận được từ người tham chiếu.
  • Tạo báo cáo: Tổng hợp thông tin từ tất cả các cuộc trao đổi với người tham chiếu vào một báo cáo, cung cấp cho nhà quản lý hoặc nhóm tuyển dụng để họ có thể đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.

Bạn nên lưu ý, khi liên hệ người tham chiếu, bạn cần xác minh rõ các thông tin về ứng viên, bao gồm: kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, năng lực, thái độ, phẩm chất, tính cách, thành tích, thành tựu công việc, khả năng làm việc của ứng viên, v.vv.. Đây là những thông tin quan trọng giúp công ty bạn có thể đưa ra quyết định tuyển dụng phù hợp, chuẩn xác.

Việc liên hệ người tham chiếu thường được tiến hành sau khi ứng viên đã qua các vòng phỏng vấn sơ bộ và trước khi quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng
Việc liên hệ người tham chiếu thường được tiến hành sau khi ứng viên đã qua các vòng phỏng vấn sơ bộ và trước khi quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng

Đánh giá ứng viên

Sau khi kiểm tra CV xin việc, nhà tuyển dụng thường tiến hành đánh giá ứng viên dựa trên một số tiêu chí nhất định nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa tổ chức. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm:

  • Phù hợp với yêu cầu công việc: Đánh giá mức độ phù hợp của kỹ năng, kinh nghiệm và học vấn của ứng viên với yêu cầu công việc đã được quy định trong JD.
  • Phù hợp với văn hóa tổ chức: Đánh giá sự phù hợp của ứng viên với văn hóa tổ chức, bao gồm: giá trị, quan điểm, phong cách làm việc và định hướng của doanh nghiệp.
  • Sự chuyên nghiệp và tính cẩn thận: Xem xét các yếu tố như trình bày CV, sự chính xác và đầy đủ của thông tin cũng như sự cẩn thận trong việc chuẩn bị hồ sơ xin việc.
  • Thành tựu và kinh nghiệm: Đánh giá các thành tựu và kinh nghiệm làm việc trước đó của ứng viên, bao gồm: các dự án thành công, giải thưởng hoặc vị trí công việc trước đó.
  • Tương tác và giao tiếp: Đánh giá khả năng tương tác và giao tiếp của ứng viên thông qua việc tham khảo với người tham chiếu và các cuộc phỏng vấn trước đó.

Dựa trên đánh giá tổng quan với những góc độ kể trên, nhà tuyển dụng sẽ quyết định liệu ứng viên có phù hợp với vị trí công việc và tổ chức hay không và liệu có tiếp tục mời ứng viên vào vòng phỏng vấn tiếp theo hay không.

Sau khi kiểm tra CV, bạn cần đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công việc đang tuyển dụng
Sau khi kiểm tra CV, bạn cần đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công việc đang tuyển dụng

Những lưu ý khi kiểm tra CV xin việc

Khi kiểm tra CV xin việc của ứng viên, bạn nên lưu ý một số chi tiết sau:

  • Kết nối và chia sẻ với những người tham chiếu rằng cuộc trao đổi này được giữ bí mật để người tham chiếu có thể chia sẻ thẳng thắn, rõ ràng về ứng viên.
  • Nên tiến hành kiểm tra CV xin việc ngay sau khi đã sàng lọc, lựa chọn được ứng viên phù hợp. Bạn không nên chờ đến khi chuẩn bị tiếp nhận ứng viên gia nhập tổ chức mới có những động thái xác minh thông tin.
  • Hãy quan tâm nhiều  đến những dẫn chứng, kết quả cụ thể ứng viên đã đạt được chứ không phải những nhận xét cảm tính, mơ hồ. Để nhận được thông tin cụ thể, bạn cũng cần đặt câu hỏi cụ thể. Ví dụ, thay vì hỏi: A có làm tốt công việc của anh ta không thì bạn có thể hỏi A đã làm tốt hoặc chưa tốt công việc của anh ta như thế nào? Một câu hỏi mở luôn giúp bạn có thể nhận được nhiều thông tin rõ ràng hơn.
  • Các câu hỏi dành cho người tham chiếu cần bám sát đến đặc thù công việc ứng viên đã từng làm trong quá khứ.
  • Bạn nên gửi lời cảm ơn và giữ kết nối với những người, kênh tham chiếu vì có thể bạn sẽ cần kết nối, kiểm tra CV xin việc với nhiều ứng viên về sau.
Bạn không nên chờ đến khi chuẩn bị tiếp nhận ứng viên gia nhập tổ chức mới có những động thái xác minh thông tin
Bạn không nên chờ đến khi chuẩn bị tiếp nhận ứng viên gia nhập tổ chức mới có những động thái xác minh thông tin

Mẫu câu hỏi xác minh thông tin ứng viên

Để xác minh thông tin ứng viên, bạn có thể tham khảo mẫu câu hỏi dưới đây.

Mẫu câu hỏi dành cho ứng viên

  1. Có thể kể về những dự án hoặc thành tựu nổi bật nhất mà bạn đã đạt được trong quá khứ?
  2. Vai trò của bạn trong dự án đó? Những khó khăn bạn gặp phải và cách bạn giải quyết nó?
  3. Bạn đánh giá mức độ phù hợp của kinh nghiệm, kỹ năng bản thân với yêu cầu công việc trong JD như thế nào?
  4. Bạn có kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể nào liên quan đến vị trí này mà bạn muốn nhấn mạnh thêm?
  5. Tại sao bạn nghĩ rằng bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này?
  6. Bạn có khả năng làm việc nhóm tốt không? Có thể cung cấp một ví dụ cụ thể không?
  7. Bạn đánh giá mức độ phù hợp của mình với văn hóa tổ chức của chúng tôi như thế nào?
  8. Bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn về những dự án hoặc kinh nghiệm công việc đã đề cập trong CV không?
  9. Bạn muốn phát triển những kỹ năng nào trong vị trí đang ứng tuyển?
  10. Bạn có câu hỏi hoặc yêu cầu thông tin thêm về vị trí công việc hoặc tổ chức của chúng tôi không?

Mẫu câu hỏi dành cho người tham chiếu

  1. Bạn đã làm việc với ứng viên này trong bao lâu và trong vai trò gì?
  2. Ứng viên đã đảm nhận những nhiệm vụ chính trong quá khứ như thế nào?
  3. Theo bạn, điều gì làm cho ứng viên này nổi bật trong công việc của họ?
  4. Bạn có thể mô tả về kỹ năng chính của ứng viên và cách họ áp dụng chúng trong công việc hàng ngày không?
  5. Ứng viên này có tư duy sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề tốt không? Có thể cung cấp một ví dụ không?
  6. Làm thế nào bạn đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên này với vị trí công việc họ đang nộp đơn?
  7. Bạn có nhận xét nào về khả năng làm độc lập và làm việc nhóm của ứng viên này?
  8. Theo bạn, ứng viên này có thích nghi tốt với môi trường làm việc mới không?
  9. Bạn có thể chia sẻ về mức độ chuyên môn và đạo đức làm việc của ứng viên này không?
  10. Ứng viên này có khả năng quản lý thời gian và công việc hiệu quả không?
  11. Nếu có cơ hội, anh/chị còn muốn kết nối, làm việc với ứng viên trong tương lai không và vì sao?

Khi đặt câu hỏi với cả ứng viên và người tham chiếu, bạn nên lưu ý đều cần hỏi một cách lịch sự, tôn trọng, thiện chí. Bạn nên tạo ra một không khí trao đổi cởi mở, tin cậy để ứng viên và người tham chiếu có thể chia sẻ thông tin một cách rõ ràng, thoải mái.

Quản lý và check CV hiệu quả với SHiring

SHiring không chỉ là một công cụ mà còn là giải pháp toàn diện giúp nhà tuyển dụng tự động hoá, số hoá và tối ưu hoá quy trình tuyển dụng. 

Với những lợi thế về công nghệ AI tiên tiến như: trích xuất dữ liệu, quản lý hồ sơ ứng viên, quản lý quy trình tuyển dụng, báo cáo và phân tích hiệu quả, v.vv.. SHiring đang mở ra tiềm năng khai thác sâu vào tệp dữ liệu ứng viên khổng lồ trong thị trường việc làm. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể đạt hiệu quả, hiệu suất cao hơn khi quản lý, check CV và phản hồi ứng viên.

Xem thêm: Đập hộp 9 tính năng của SHiring – Quản trị Tuyển dụng hiệu suất cao

SHiring là giải pháp toàn diện giúp nhà tuyển dụng tự động hoá, số hoá và tối ưu hoá quá trình quản lý CV và tuyển dụng
SHiring là giải pháp toàn diện giúp nhà tuyển dụng tự động hoá, số hoá và tối ưu hoá quá trình quản lý CV và tuyển dụng

—–

Theo nghiên cứu của Korn Ferry, chi phí thay thế nhân sự trong vòng 6 – 12 tháng kể từ khi tuyển dụng lên đến 2,3 lần mức lương hàng năm. Biến động nhân sự quá lớn là một nỗi đau mà không nhà quản trị nào muốn gặp phải.

Kiểm tra CV xin việc vì vậy là một trong những bước cần thiết để giúp tổ chức tìm kiếm được nhân sự phù hợp, đặc biệt là với những vị trí nhân sự trung, cao cấp. Tuyển dụng đúng nhân sự ngay từ đầu sẽ giúp công ty bạn sẵn sàng nguồn lực cho những kế hoạch phát triển sắp tới cũng như tối ưu hoá chi phí, ngân sách tuyển dụng, phát triển nhân sự.

Hy vọng những chia sẻ của SHiring về cách kiểm tra CV xin việc sẽ hữu ích và là những gợi mở tốt cho nhà tuyển dụng trong quá trình sàng lọc ứng viên. Bạn có thể liên hệ với đội ngũ SHiring ngay hôm nay để nhận được những tư vấn về giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao.

SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here